日程調整メールの書き方と例文｜候補日の出し方と失礼にならないコツ

こちらから打ち合わせの候補日を出すときの、基本の書き方と例文です。

日程調整メールの基本の流れ

1. 用件：何の打ち合わせか、所要時間、オンラインか対面か
2. 候補日：3〜5つ。日付・曜日・時間帯をそろえて縦に並べる
3. 合わないときの案内：「ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください」
4. 返信の期限（必要なら）：「〇日までにご返信いただけますと幸いです」

例文：社外の方に打ち合わせの候補日を出す

件名：【日程調整のお願い】〇〇についてのお打ち合わせ

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

先日お話しした〇〇の件で、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
所要時間は1時間ほど、オンライン（Google Meet）を予定しております。

下記の日程のうち、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。

・11月18日(水)
　□10:00〜12:00
　□15:00〜17:00
・11月19日(木)
　□13:00〜18:00
・11月20日(金)
　□9:00〜11:00

上記でご都合が合わない場合は、お手数ですがご希望の日時をいくつかお知らせください。
こちらで調整いたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

例文：社内・親しい相手に短く送る

〇〇さん

〇〇の件、30分ほど相談させてください。
以下で空いている時間はありますか？

・11月18日(水)
　□10:00〜12:00
　□15:00〜17:00
・11月19日(木)
　□13:00〜18:00
・11月20日(金)
　□9:00〜11:00

難しければ、都合のいい時間を教えてください！

候補日の出し方のコツ

• 3〜5つ出す：1〜2つだと合わないことが多く、やり取りが増えます。多すぎると選ぶのが大変です。
• 日を分散させる：同じ日に固めず、2〜3日に散らすと合いやすくなります。
• 「時間帯」で出す：「10:00〜12:00の間で1時間」のように幅を持たせると、相手が選びやすくなります。
• 曜日を必ず書く：日付だけだと、相手がカレンダーで確認する手間がかかります。曜日の書き間違いにも注意しましょう。
• 対面なら移動時間を見ておく：前後の予定との間に余裕のある時間を出します。
• 出した候補はおさえておく：返事が来るまで、ほかの予定を入れないようにします。

目上・社外の相手に失礼にならないために

日本のビジネスでは、こちらから候補日を出して相手に選んでもらうのが一般的です。日程調整ツールのURLだけを送る方法は、相手に「空いている枠を探して入力する」手間をかけるため、目上の方や初めての相手には失礼と感じられることがあります。

初めての相手や目上の方には、メール本文に候補日を書いて送るのが安心です。

よくある質問

候補日はいくつ出すのがいいですか？

3〜5つが目安です。少ないと合わずにやり取りが増え、多すぎると相手が選ぶのに困ります。2〜3日に分けて出すと合いやすくなります。

候補日はどれくらい先の日程を出せばいいですか？

相手が予定を確認する時間を考えて、2〜3日後から2週間以内くらいが一般的です。急ぎの場合は、その理由を一言添えましょう。

日程調整ツールのURLを送るのは失礼ですか？

相手や関係性によります。初めての相手や目上の方には、本文に候補日を書いて送る方が丁寧です。何度もやり取りしている相手なら、URLでも問題ないことが多いです。