日程変更のお願いメール例文｜決まった打ち合わせをリスケするときの伝え方

決まっていた打ち合わせを、こちらの都合で変えてもらうときの例文です。

日程変更をお願いするときの基本

• 分かった時点ですぐに連絡する：直前になるほど相手の負担が大きくなります。
• お詫びを最初に書く：変更の理由より先に、迷惑をかけることへのお詫びを伝えます。
• 理由は簡潔に：「急な社内の予定が入り」「体調不良のため」など、一言で十分です。
• 代わりの候補を必ず出す：相手に候補を探させないように、こちらから3つ以上出します。

例文：社外の方に日程変更をお願いする

件名：【日程変更のお願い】11月17日(火)のお打ち合わせについて

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

11月17日(火) 14:00からお時間をいただいておりましたお打ち合わせにつきまして、
こちらの都合で大変恐縮ですが、日程の変更をお願いできませんでしょうか。
急な社内の予定が入り、どうしても調整がつかなくなってしまいました。

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
もし可能でしたら、下記の日程でご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。

・11月18日(水)
　□10:00〜12:00
　□15:00〜17:00
・11月19日(木)
　□13:00〜18:00
・11月20日(金)
　□9:00〜11:00

上記以外でも、〇〇様のご都合に合わせて調整いたします。
何卒よろしくお願いいたします。

例文：社内・上司に日程変更をお願いする

〇〇部長

お疲れさまです。〇〇です。
明日11月17日(火) 14:00の定例ミーティングですが、
お客様との打ち合わせが急きょ入ってしまい、参加が難しくなりました。

申し訳ございませんが、下記のいずれかに変更していただくことは可能でしょうか。

・11月18日(水) 10:00〜12:00
・11月19日(木) 13:00〜18:00
・11月20日(金) 9:00〜11:00

ご確認をお願いいたします。

例文：前日・当日に変更をお願いする（電話のあとに送る）

〇〇様

先ほどはお電話にて失礼いたしました。〇〇の〇〇です。
本日のお打ち合わせを直前に変更していただくことになり、大変申し訳ございませんでした。

改めて、下記の日程でご都合はいかがでしょうか。

・11月18日(水) 10:00〜12:00
・11月19日(木) 13:00〜18:00
・11月20日(金) 9:00〜11:00

重ねてお詫び申し上げます。どうぞよろしくお願いいたします。

前日の夕方以降や当日の変更は、メールだけでなく電話で先に伝えるのが丁寧です。

よくある質問

日程変更の理由はどこまで書くべきですか？

「急な社内の予定」「体調不良」など一言で十分です。詳しく書きすぎると言い訳のように受け取られることもあります。

何度も日程変更をお願いするのは失礼ですか？

2回以上続くと信頼を損ねやすくなります。2回目のときは、相手の都合に全面的に合わせる姿勢を示し、次は確実に守れる日時を選びましょう。