日程調整の返信メール例文｜「ご都合のよい日時を教えてください」への返し方

相手から日程を聞かれたとき、候補を出されたときの返信の例文です。

例文：「ご都合のよい日時を教えてください」と聞かれたとき

〇〇様

お世話になっております。〇〇の〇〇です。
お打ち合わせのご連絡をいただき、ありがとうございます。

下記の日程でしたら、お伺い可能です。

・11月18日(水)
　□10:00〜12:00
　□15:00〜17:00
・11月19日(木)
　□13:00〜18:00
・11月20日(金)
　□9:00〜11:00

ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

例文：相手が出した候補から選ぶとき

〇〇様

お世話になっております。〇〇の〇〇です。
日程のご提案をいただき、ありがとうございます。

それでは、11月19日(木) 14:00〜15:00 でお願いできますでしょうか。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

選んだ日時は、日付・曜日・時間まで書いて送り返すと、行き違いを防げます。

例文：相手の候補がすべて合わないとき

〇〇様

お世話になっております。〇〇の〇〇です。
日程のご提案をいただき、ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、いただいた日程はいずれも都合がつかず、
下記の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。

・11月18日(水)
　□10:00〜12:00
　□15:00〜17:00
・11月19日(木)
　□13:00〜18:00
・11月20日(金)
　□9:00〜11:00

お手数をおかけいたしますが、ご検討いただけますと幸いです。

「合いません」だけで終わらせず、こちらから代わりの候補を出すのがマナーです。

例文：日程が決まったあとの確認メール

〇〇様

お世話になっております。〇〇の〇〇です。
日程のご確認をいただき、ありがとうございます。

下記の内容で承知いたしました。

日時：11月19日(木) 14:00〜15:00
場所：オンライン（URLは前日までにお送りします）

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

返信のコツ

• できるだけ早く返す：日程の返事が遅れると、相手が予定を押さえたまま待つことになります。当日中、遅くとも翌営業日までが目安です。
• 候補は相手が選びやすい形で：日付・曜日・時間帯を縦にそろえて並べます。
• 決まった日時を復唱する：最後に日時・場所を書いて確認すると、勘違いを防げます。

よくある質問

日程調整の返信はどれくらいで返すべきですか？

当日中、遅くとも翌営業日までが目安です。すぐに予定が分からないときは、「確認して〇日までにご連絡します」と先に一報を入れると丁寧です。

相手の候補日が全部合わないときはどうすればいいですか？

お詫びを添えたうえで、こちらから代わりの候補日を3つ以上出しましょう。「合いません」だけで返すと、相手がもう一度候補を探す手間がかかります。