複数人の日程調整メール例文｜3人以上の打ち合わせをスムーズに決める方法
社内外の何人かが集まる会議の日程を決めるときの例文です。
複数人の日程調整のコツ
- キーになる人の予定を先に押さえる：役職が上の人や、欠けると困る人の空きから候補を作ります。
- 候補は多めに（5〜8つ）：人数が増えるほど合う枠が減るので、多めに出します。
- 返信の期限を書く：全員の返事がそろわないと決められないので、期限をはっきりさせます。
- 「参加できる・できない」を答えやすくする：候補に番号をふると、「1と3が可能です」のように返しやすくなります。
例文：社内の複数人に候補を出す
件名：【日程調整】〇〇プロジェクト キックオフ会議 関係者各位 お疲れさまです。〇〇です。 〇〇プロジェクトのキックオフ会議（1時間）の日程を調整させてください。 下記のうち、参加できる候補の番号を 11月16日(月)中 にご返信ください。 ① 11月18日(水) 10:00〜11:00 ② 11月18日(水) 15:00〜16:00 ③ 11月19日(木) 13:00〜14:00 ④ 11月19日(木) 16:00〜17:00 ⑤ 11月20日(金) 10:00〜11:00 一番多くの方が参加できる日時で決定し、改めてご連絡します。
📅 候補日の部分は、LINEで一瞬で作れます
例文の「候補日」の部分を、毎回カレンダーを見ながら書くのは大変です。空きスケジュール確認くんなら、GoogleカレンダーやOutlookとつないでおくだけで、LINEのボタンを押すと空いている日時をこの形で一覧にして返します。そのままコピーして、メールに貼るだけです。
無料で始める（LINE）よくある質問
- 全員の都合が合わないときはどうしますか？
- 欠けると困る人が参加できる日時を優先し、参加できない人には議事録や録画を共有しましょう。どうしても全員が必要な会議なら、候補を翌週まで広げて出し直します。